KEGIATAN KEARSIPAN
1. Penciptaan Arsip
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.
2. Pendistribusian Arsip
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua sehabis penciptaan warkat. Pendistribusai warkat yaitu rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan. Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
a. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
b. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
c. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas adonan sentralisasi dan desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab
3. Penyimpanan arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari banyak sekali unit organisasi di kumpulkan pada satu kepingan yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa gejala pelapasan
Suatu warkat gres boleh di simpan sehabis menerima tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata menyerupai ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.
c. Penetapan indeks
Warkat yang telah menerima tanda pelepas harus di indeks menurut peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran
Penyortiran yaitu kegiatan memisah-misahkan warkat menurut kode yang telah di tetapkan.
f. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing menurut kode yang telah di memutuskan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.
Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
2. Sistem Masalah ( Subject Filing System)
3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
4. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)
5. Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
a. Menentukan jenis surat yang di butuhkan
b. Menetapkan kode menurut nama/judul yang telah di indeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pemberian (out slip) jikalau yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen manajemen kantor kini ini hampir sanggup dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b. Sistem desentralisasi yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, sebab masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan mempunyai kegunaan membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Filling yaitu salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling sanggup diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan gampang cepat dan tepat sanggup ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah simpulan dibentuk kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang dipakai untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima sanggup dipakai untuk keperluan tertentu menyerupai dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai materi pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memperlihatkan tanggapan, sebagai acuan dan untuk keperluan legal tertentu.
5. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :
a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus sanggup masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.
b) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati biar tidak terkena eksklusif pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga sanggup dipakai untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang sanggup diletakkan disela-sela arsip.
c) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa masakan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.
d) Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang berair dengan kipas angin.
Pengamanan arsip
Keamanan arsip termasuk kondusif gosip yang terkandung di dalamnya dilarang diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan yaitu dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti pemberian apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.
( Baca juga : Masalah Pokok Dalam Kearsipan )
( Baca juga : Masalah Pokok Dalam Kearsipan )
6. Penyusutan Arsip
a. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip dilihat dari acara pelaksanaannya, antara lain:
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
2. Penyerahan arsip
Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
a) Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip kawasan sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
b) Penyerahan arsip statis dari kantor arsip kawasan kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.
c) Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip sanggup dilakukan secara terpusat di kantor arsip kawasan atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.
Penyusutan arsip menurut asal ajakan atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan kiprah dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
Arsip-arsip titipan dari tubuh swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
7. Pemusnahan Arsip
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna sanggup dilakukan dengan Cara :
a. Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran sanggup dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan tepat (sudah jadi abu)
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak sanggup dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip sanggup dilakukan secara bertahap, tidak harus simpulan pada ketika itu.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini yaitu memusnahkan arsip dengan menuangkan materi kimia yang dipakai (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.