Untuk mengisi siswa baru ke emisk kelas baru ( 1, 7 dan 10 ) tahun 2018/2019 sering kali ditanyakan oleh rekan-rekan operator madrasah. Template ini berfungsi untuk mengunggah data siswa baru untuk siswa dari TK, Langsung Orang Tua, SD dan SMP yang mendapatkan siswa baru Tahun pelajaran 2018/2019 dari jenjang RA, MI, MTs, maupun MA. Tahun pelajaran 2018/2019 belum resmi dibuka dan masih direvisi dan perbaikan-perbaikan namun operator sudah banyak yang mengerjakan Emis.
Pendataan Emis pada priode sebelumnya, operator madrasah memasukkan siswa baru ke dalam sistem emis madrasah dibagi menjadi dua jenis pemasukan data siswa baru. Pertama siswa baru yang berasal dari RA, MI dan MTs dalam penginputan data siswa barunya cukup dengan melakukan pencarian serta penarikan data dari sistem. Operator emis bias melakukannya di menu Kesiswaan pilih dan klik Siswa Aktif kemudian mengklik tombol Siswa Baru dari jenjang RA, MI dan MTs sebelumnya data siswa tampil dari madrasah yang kita cari, operator memasukkan NSM RA, MI atau MTs asal siswa yang dicari dan sistem akan menampilkan data siswa dari NSM yang kita ketik tadi, setelah itu operator tinggal mencari siswa yang di cari dan menariknya menjadi siswa baru di madrasah tersebut.
Tetapi apabila siswa baru yang bukan dari RA, MI atau MTS, maka dalam memasukkan siswa barunya berbeda dalam menarik datanya. Siswa baru yang berasal dari TK, Langsung Orang Tua, PAUD, SD atau SMP, Pondok Pesantren, maupun Sekolah Luar Negeri, dalam memasukkannya ada dua cara yaitu : Pertama langsung diinput satu persatu di situs emis dengan Operator dapat melakukannya di menu Kesiswaan pilih dan klik Siswa Aktif kemudian mengklik tombol "Siswa Baru".
Keduaemis melalui fitur PPDB. Pada menu ini data siswa baru yang akan dimasukan bukan dari RA/Madrasah (siswa dari umum) dapat diunggah dengan menggunakan Template Siswa Baru (Form Upload Siswa Baru). Siswa baru dapat diisikan terlebih dahulu dalam form berformat excel yang kemudian harus disimpan dalam format csv. File csv ini kemudian tinggal diunggah (diupload) dalam menu "PPDB".
1. Unduh Template Siswa Baru
Template siswa baru emis PPDB 2018/2019 dapat di unduh dalam fail Excel silahkan DOWNLOAD DI SINI unruk mendapatkan template siswa barunya dari sekolah umum.
Apabila ingin mendownload Gambar dalam Emis dan Templete Siswa Baru Umum silahkan DOWNLOAD DI SINI
2. Cara Mengisi Form Siswa Baru
Apabila telah mengunduh template siswa baru dari sekolah Umum ( TL, PAUD, Langsung Orang Tua, SD maupun MTs), silakan buka templet siswa baru dan isikan data siswa sesuai kolom yang tersedia. Adapun kolom yang ada di dalam templet siswa baru adalah NSM (madrasah bersangkutan), NPSN (madrasah bersangkutan), Status Siswa, Nama Siswa, NISM, NISN, NIK, Tempat Lahir, Tanggal lahir, Jenis Kelamin, dan Agama. Juga Hobi, Cita-cita, Anak ke-, Jumlah saudara, tanggal Masuk, Tahun pelajaran, dan Tingkat/Kelas serta ditambah dengan Jenis Asal Sekolah, NPSN Sekolah Asal, Nama Sekolah Asal, dan Alamat Sekolah Asal.
yang perlu diperhatikan pada saat mengisi, perhatikan hal-hal berikut ini:
Siswa yang disikan adalah Siswa Baru yang berasal dari Sekolah Umum (TK, Langsung orang tua, SD, SMP, SMA)
Baca petunjuk pengisian yang disertakan dalam template pada sheet Petunjuk di sebelah kanannya
Dilarang merubah format dalam form
Jika melakukan 'copy - paste' gunakan "paste value"
Pastikan penulisan nama, tempat lahir, tanggal lahir dan data lainnya telah benar (valid) karena sistem tidak menerima perbaikan nama, tempat lahir, dan tanggal lahir.
Bagi madrasah yang memiliki lebih dari satu rombel, isikan data siswa secara perombel dalam satu file. Sehingga jika kelas 7 terdiri atas 7A dan 7B, maka buatlah dua file yang satu khusus berisi siswa baru umum di rombel 7A dan satu file lagi berisikan siswa baru umum di kelas 7B.
3. Cara Menyimpan Form Siswa Baru ke Format CSV
Untuk menguplod fail template siswa baru yang perlu diperhatikan adalah form siswa baru harus dipisahkan perombel (dalam format excel) dan harus disimpan dalam bentuk CSV (Comma Separated Values) terlebih dahulu, dan buat fail lagi kalau rombel kelas 1, 7 atau 10 nya mempunyai beberapa rombel atau banyak. File .csv inilah nanti yang akan diunggah ke sistem emis online.
Adapun cara merubah format excel (.xlsx) menjadi CSV cermati langkah-langkahnya untuk merubah Format Excel ke CSV adalah sebagai berikut:
Buka file excel yaitu Template_Siswa_PPDB_2018_Umum.xlsx yang telah kita unduh tadi
Sebelum menyimpan ke CSV Pastikan yang terbuka (aktif) adalah sheet "Form Siswa Baru"
Klik menu "File" jika menggunakan excel 2010 atau “Office Button” jika menggunakan excel 2007) dan setelahnya)
Klik "Save As"
Pada bagian "Save as type" klik panah kebawah hingga muncul banyak pilihan format
Pilih "CSV (Comma delimited) (*.csv)"
Klik "Save"
4. Cara Upload File CSV ke Emis Online
Apabila form siswa baru berhasil kita ubah formatnya dari format Excel menjadi Comma Separated Value (*.csv), kita akan melanjutkan dengan mengunggah (upload) ke sistem emis online.
Langkah-langkah dalam mengupload format CSV ke Emis adalah sebagai berikut:
Buka situs emis online
Klik menu "Kesiswaan" hingga muncul daftar submenu
Klik submenu "PPDB" hingga terbuka halaman "Siswa PPDB TP Ganjil"
Klik "Choose File"
Terbuka jendela yang mengarahkan lokasi file CSV berada.
Klik "Open"
Kembali ke halaman "Siswa PPDB TP Ganjil", dengan nama file csv tertulis di samping kolom Choose File.
Klik tombol "Simpan"
Selesai.